Porównanie programu Mieszczanin z konkurencyjnymi rozwiązaniami

Sprawna organizacja pracy to jedno z wyzwań w codziennej pracy zarządcy ze względu na sporą liczbę obowiązków. Trzeba jednocześnie pilnować rozliczeń, dokumentów, płatności, spraw technicznych i kontaktu z mieszkańcami. Szczególnie przy większej liczbie lokali trudno robić to wygodnie, korzystając z kilku niezależnych narzędzi lub arkuszy kalkulacyjnych. Firma Mieszczanin od ponad 35 lat rozwija rozwiązania dla zarządców nieruchomości, co pozwala tworzyć system zgodny z oczekiwaniami branży. Sprawdźmy, czym jego możliwości różnią się od tego, co oferuje konkurencja.

Co powinien oferować program do zarządzania nieruchomościami?

Dobry program do zarządzania nieruchomościami powinien porządkować pracę, a nie dokładać kolejnych miejsc, w których trzeba szukać informacji. Póki zasób jest mały, teoretycznie można wykorzystywać nawet arkusze kalkulacyjne do gromadzenia informacji. Jednak przy dużej liczbie nieruchomości i lokali, znaczenie ma możliwość połączenia danych dotyczących mieszkańców, finansów, dokumentów czy spraw technicznych w jednym środowisku. Dlatego program do zarządzania nieruchomościami Mieszczanin nie tylko oferuje wiele funkcji, ale przede wszystkim gromadzi informacje związane z zasobami i mieszkańcami w jednym miejscu, a także oferuje narzędzia do analizy zebranych danych.  

Dodatkowo ważne jest także to, jak możemy pracować z tymi danymi - czy rozwiązanie IT, z którego korzysta zarządca, potrafi na przykład przygotować cenne zestawienia związane z windykacją czy rozliczeniem mediów. Pozwalają one porównywać wybrane aspekty, a także prezentują takie ujęcie danych, które może być dla użytkownika ciekawą nowością.

Jeżeli informacja wprowadzona w jednym miejscu może zostać wykorzystana przy kolejnym etapie obsługi lub w innym dziale, pracownik nie musi wykonywać tej samej czynności kilka razy i przepisywać danych oraz ponownie weryfikować ich poprawności Dodatkowo każda zmiana jest rejestrowana, co pozwala sprawować nadzór oraz mieć wgląd w archiwum.

Ewidencja nieruchomości i lokali

Punktem wyjścia jest zawsze rzetelna ewidencja. Zarządca musi mieć dostęp do informacji o nieruchomościach, lokalach i osobach, których dotyczą poszczególne rozliczenia czy dokumenty. Te dane później trafiają do kolejnych procesów, dlatego ich uporządkowanie ma znaczenie dla całej organizacji pracy.

System Mieszczanin pozwala prowadzić ewidencję nieruchomości, budynków i lokali. Co ważne, odbywa się w to sposób rzetelny i możliwie jak najwierniej oddając stan faktyczny. Przykładem są chociażby ewidencja, rozliczenia i głosowanie uchwał w przypadku współwłasności we wspólnocie mieszkaniowej. Nie ma konieczności tworzenia sztucznych lokali, a użytkownik może pracować np. przy rozliczeniach zgodnie z przyjętym przez siebie doborem wagi zużytego medium. Program zapewnia elastyczność i nie wymusza przyjmowania rozwiązań wymyślonych przez jego producenta.

Finanse i księgowość z automatyzacją i elastycznością

Księgowość jest jednym z tych obszarów, w których szybko widać różnicę między programem rzeczywiście wspierającym pracę a narzędziem, które jedynie gromadzi dane. Przy większej liczbie nieruchomości ręczne przepisywanie informacji czy kontrolowanie kilku niezależnych zestawień może być po prostu czasochłonne.

W oprogramowaniu Mieszczanin można automatyzować wiele czynności, wygodnie pobierać e-faktury z KSeF, księgować faktury, uzupełniać przelewy za faktury, księgować wyciągi bankowe, rozliczać media oraz tworzyć powtarzalne dokumenty, takie jak deklaracje urzędowe, sprawozdania finansowe czy bilans wspólnoty mieszkaniowej. Po zaksięgowaniu dokumentu możliwe jest również bieżące analizowanie kosztów i przychodów danej nieruchomości.

Warto także wspomnieć o tym, że system Mieszczanin pozwala na elastyczność w kwestii zamykania zapisów księgowych na dany miesiąc. Oprogramowanie dopuszcza 2-letni okres, w trakcie którego księgowość może wprowadzić zmiany w razie potrzeby. Kolejne ułatwienie to także możliwość wpływania na plan kont w określonym wymiarze.

Mieszczanin a konkurencyjne rozwiązania – na co zwrócić uwagę?

Samo porównanie tabel z listą funkcji nie zawsze daje odpowiedź na pytanie, który program rzeczywiście będzie wygodny w codziennej pracy. Dwa systemy mogą mieć podobnie brzmiące nazwy modułów lub umożliwiać realizację tych samych zadań, ale zupełnie inaczej organizować konkretne procesy. Różnice mogą także polegać na innym poziomie elastyczności oprogramowania w niestandardowych sytuacjach lub zróżnicowanych oczekiwaniach użytkowników.

Przy zestawianiu systemu Mieszczanin z konkurencją warto przyjrzeć się przede wszystkim obszarom, które zajmują pracownikom najwięcej czasu: fakturom, dokumentom, rozliczeniom, księgowości i komunikacji z mieszkańcami. Następnym krokiem powinno być także przeanalizowanie szczegółów działania oraz zasad codziennej pracy na systemie. Warto zadać sobie pytanie, czy oprogramowanie obsłuży wszystkie procesy w efektywny sposób.

Elementem, który warto wziąć pod uwagę, są także oczekiwania mieszkańców co do poziomu obsługi oraz komunikacji. Bardzo często e-kartoteka Mieszczanin jest dobrze poznanym standardem, który ułatwia dokonywanie płatności online, stanowi samodzielną i bezpłatną aplikację, a także pozwala na kontakt w 3 językach. Następną zaletą systemu Mieszczanin jest również możliwość dostosowywania wyglądu wydruków do dokumentów, które mieszkańcy otrzymywali przed implementacją oprogramowania.

KSeF i obsługa faktur

KSeF jest dziś jednym z elementów, które warto uwzględnić przy wyborze oprogramowania do obsługi finansów i księgowości. Nie wystarczy jednak samo sprawdzenie, czy dany system ma integrację z KSeF. Istotne jest również to, co dzieje się z fakturą później – jak trafia do obiegu dokumentów i jak jest powiązana z dalszymi procesami księgowymi. Warto także pamiętać o tym, że podatników czekają kolejne obowiązki związane z KSeF i program musi się do nich dostosowywać na bieżąco.

Program Mieszczanin ma integrację z KSeF, dzięki czemu obsługa faktur może być częścią szerszego procesu realizowanego w jednym systemie, na przykład w pełni elektronicznego obiegu dokumentów. Przy porównywaniu ofert warto sprawdzić, czy inne oprogramowanie pozwala na podobne połączenie poszczególnych etapów pracy, a także czy oferuje przydatne funkcje związane z KSeF - na przykład automatyczne pobieranie dokumentów.

Obieg dokumentów

W administracji nieruchomościami dokumentów szybko przybywa. Są to faktury, pisma, raporty, dokumentacja techniczna, wyniki odczytów czy informacje dotyczące usterek. Przy większym zasobie znalezienie konkretnego dokumentu po kilku miesiącach może być problemem, jeśli wcześniej nie zadbano o uporządkowany obieg.

System Mieszczanin umożliwia elektroniczny obieg dokumentów i prowadzenie biblioteki dokumentów z kontrolą dostępu oraz wersjonowaniem. W przypadku faktur zakupowych system może również wspierać proces ich obsługi oraz automatyzować przygotowanie poleceń przelewów. Dzięki elektronicznemu archiwum ułatwiony jest także kontakt z mieszkańcami, np. w momencie windykacji i konieczności udokumentowania przeprowadzonych działań.

Dostęp do aktualnych danych

W pracy zarządcy liczy się nie tylko możliwość przechowywania danych, ale także szybkie dotarcie do informacji i ich wysoki poziom bezpieczeństwa. Jeżeli trzeba sprawdzić koszty konkretnej nieruchomości, stan rozrachunków czy wykonanie planu remontowego, ręczne przeszukiwanie kilku zestawień nie jest wygodnym rozwiązaniem.

W systemie Mieszczanin dane księgowe mogą być wykorzystywane do bieżących analiz kosztów i przychodów nieruchomości. Dzięki temu osoba odpowiedzialna za dany obszar może pracować na aktualnych informacjach, bez konieczności tworzenia każdego zestawienia od początku.

Kolejną kwestią jest także bezpieczeństwo przechowywania danych. Oprogramowanie Mieszczanin jest zgodne z RODO i innymi obowiązującymi przepisami prawa, co zapewnia spokój zarządcy oraz mieszkańców.

Program dla wspólnot mieszkaniowych i spółdzielni – różne potrzeby

Nie każda organizacja zarządza nieruchomościami w taki sam sposób. Wspólnota mieszkaniowa i spółdzielnia mieszkaniowa mogą się różnić między innymi zasadami funkcjonowania, zakresem prowadzonej dokumentacji czy sposobem rozliczeń. Program powinien uwzględniać te różnice i odpowiadać na specyficzne potrzeby, zamiast zmuszać użytkownika do obchodzenia ich dodatkowymi rozwiązaniami.

Program dla wspólnot mieszkaniowych

Zarządca wspólnoty mieszkaniowej kontaktuje się z właścicielami lokali. W codziennej obsłudze znaczenie mają więc między innymi ewidencja lokali, zaliczki na część wspólną, fundusz remontowy, rozliczenia oraz dokumentacja dotycząca nieruchomości. Wśród wspólnot spotykane są różne modele prowadzenia księgowości, w związku z czym program powinien także umożliwiać swobodę w wyborze odpowiedniej opcji.

Program dla wspólnot mieszkaniowych powinien pomagać zarządcy w codziennym wykonywaniu swoich obowiązków i sprawnie obsługiwać kolejne zadania, związane między innymi z obsługą techniczną, zarządzaniem kontaktem z właścicielami, czy windykacją. Co ważne, funkcje systemu muszą także umożliwiać wygodną obsługę w przypadku przejęcia zasobu po deweloperze.

Program dla spółdzielni mieszkaniowych

W spółdzielni mieszkaniowej zakres potrzeb jest inny. Poza obsługą lokali i rozrachunków dochodzą między innymi takie kwestie jak członkostwo, zróżnicowane prawa do lokali, wkłady mieszkaniowe i budowlane, pełna księgowość.

Program dla spółdzielni mieszkaniowych Mieszczanin obejmuje również planowanie budżetu i remontów, rozliczanie mediów, ewidencję instalacji i urządzeń technicznych oraz prowadzenie rejestru przeglądów.

Zasoby komunalne i inne nieruchomości

Program może wspierać również podmioty zajmujące się mieszkaniowym zasobem gminnym, mieniem komunalnym i państwowym oraz innymi zasobami lokalowymi. W takim przypadku ważne są między innymi przejrzysta ewidencja lokali oddająca faktyczny stan, rozrachunki z najemcami, dokumentacja i obsługa procesów finansowych.

Automatyzacja procesów – mniej ręcznej pracy

Automatyzacja oferowana przez oprogramowanie nie musi oznaczać skomplikowanych rozwiązań. W praktyce największą różnicę można zauważyć dzięki usprawnieniu powtarzalnych czynności, które każdego miesiąca trzeba wykonać przy setkach czy tysiącach lokali. Program Mieszczanin w standardzie oferuje automatyzacje realnie przyspieszające pracę.

Automatyczne księgowanie

Jednym z przykładów jest automatyczne księgowanie operacji bankowych. Jeżeli dane z wyciągów mogą zostać wykorzystane bez wielokrotnego przepisywania, pracownik zyskuje czas na inne zadania wymagające jego uwagi.

System Mieszczanin umożliwia także automatyczne przekazywanie miesięcznych przychodów do księgi głównej oraz automatyczne rozliczanie kosztów według określonych kluczy podziału.

Rozliczanie mediów i windykacja należności

Rozliczanie mediów to kolejny obszar, w którym liczba danych szybko rośnie. Oprogramowanie Mieszczanin pozwala prowadzić rozliczenia mediów, a także inne rozrachunki z właścicielami, lokatorami i najemcami.

System obsługuje również naliczanie odsetek i procesy związane z windykacją należności. Pozwala to wygodnie dokumentować działania z zakresu windykacji miękkiej oraz twardej, a także efektywniej ściągać należności.

Obsługa mieszkańców – nie tylko rozliczenia

Program dla zarządcy nie kończy się na księgowości. Mieszkańcy chcą mieć dostęp do informacji o swoich rozliczeniach, dokumentach czy zgłoszeniach bez konieczności każdorazowego kontaktowania się z administracją. Coraz częściej oczekują też od zarządcy wysokiego standardu obsługi.

e-kartoteka dla mieszkańców

e-kartoteka Mieszczanin jest dostępna jako portal internetowy oraz bezpłatna aplikacja mobilna. Mieszkańcy mogą sprawdzać w niej swoje rozrachunki i korzystać z wygodnych płatności online.

Zakres funkcji obejmuje również między innymi dostęp do dokumentów, aktualizację danych kontaktowych i komunikację z zarządcą. Aplikacja pozwala dodatkowo na zgłaszanie usterek i prowadzenie dwustronnej komunikacji, a w przypadku wspólnot mieszkaniowych – oddawanie głosów na uchwały.

Komunikacja z mieszkańcami

W zależności od sytuacji administracja może potrzebować wysłać informację do wszystkich mieszkańców albo do osób zamieszkujących konkretny budynek. Program Mieszczanin obsługuje masową komunikację papierową, mailową, SMS-ową i online poprzez e-kartotekę.

To rozwiązanie może być szczególnie przydatne przy przekazywaniu informacji dotyczących większej liczby mieszkańców, bez konieczności przygotowywania każdej wiadomości oddzielnie. Jednocześnie umożliwia komunikację różnymi kanałami. Co więcej, system właściwie identyfikuje osoby, do których powinna być wysłana dokumentacja drogą elektroniczną, a pozostałą przygotowuje w formie do wydruku.

Czy program można dopasować do wielkości organizacji?

Potrzeby średniego zarządcy i dużego podmiotu nadzorującego tysiące lokali mogą być zupełnie inne. Dlatego podczas porównywania programów warto sprawdzić nie tylko aktualny zakres funkcji, ale także możliwość późniejszej rozbudowy.

Pakiety i moduły

W przypadku programu Mieszczanin zakres systemu można dopasować do potrzeb zarządcy. Podstawowy pakiet obejmuje między innymi ewidencję nieruchomości i lokali, pełną księgowość, rozrachunki, rozliczenia mediów, obieg dokumentów, komunikację z mieszkańcami oraz e-kartotekę.

Rozszerzony wariant dodaje między innymi obsługę usterek, procesów remontowych, instalacji i urządzeń technicznych oraz przeglądów. Najszerszy pakiet obejmuje także funkcje kadrowo-płacowe, środki trwałe, magazyny, inwentaryzację czy kontrolę rat leasingowych.

Co ważne, nie trzeba wykupywać wszystkich modułów od razu. Program można rozszerzać wraz z rozwojem firmy lub pojawiającymi się nowymi potrzebami.

Od czego zależy cena?

Koszt programu w wersji stacjonarnej zależy od kilku czynników, między innymi zakresu funkcjonalnego, liczby stanowisk komputerowych, użytkowników oraz liczby budynków i lokali. W przypadku oprogramowania Mieszczanin warto zaznaczyć, że licencja dla wersji desktopowej jest bezterminowa co oznacza, że prawo do korzystania z niej jest dożywotnie – nawet, jeśli zarządca zdecyduje kiedyś o zmianie oprogramowania na inne.

Przy porównywaniu ofert dobrze więc sprawdzić, co dokładnie obejmuje dana cena. Samo zestawienie kwot bez uwzględnienia zakresu funkcji może prowadzić do mylnego obrazu kosztów korzystania z systemu.

Chmura czy własna infrastruktura?

Sposób udostępniania programu również może mieć znaczenie. Dla części organizacji ważna będzie możliwość korzystania z systemu poza siedzibą, szczególnie gdy pracownicy pracują w różnych miejscach lub część zadań realizowana jest zdalnie.

Program Mieszczanin jest dostępny w chmurze, dzięki czemu można korzystać z systemu z dowolnego miejsca. W tym modelu dostawca odpowiada za stabilne działanie rozwiązania, aktualność oprogramowania i bezpieczeństwo danych. Ta wersja umożliwia także start bez własnego serwera, własnej bazy danych czy informatyka na etacie. Może to być zaleta na przykład dla tych zarządców i ich firm, którzy dopiero rozpoczynają działalność.

Wdrożenie i wsparcie – co dzieje się po zakupie?

Nawet dobrze dopasowany program wymaga odpowiedniego wdrożenia. W praktyce ważne jest więc nie tylko to, co znajduje się w systemie, ale również sposób rozpoczęcia pracy i dostępność pomocy po uruchomieniu rozwiązania.

Doradztwo i szkolenia

Mieszczanin oferuje doradztwo, szkolenia i pełne wdrożenie. Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy organizacja przechodzi z kilku niezależnych narzędzi na jeden system. Samo uruchomienie programu nie rozwiązuje bowiem problemu, jeśli pracownicy nie wiedzą, jak wykorzystać jego możliwości w codziennej pracy.

Wsparcie obejmuje również pomoc dotyczącą infrastruktury i rozwoju obszaru IT. Jeśli klient obawia się o to, czy posiadane komputery czy serwer spełnią wymogi techniczne, a także czy są one w stanie zapewnić wysokie bezpieczeństwo przechowywanych kopii, wtedy warto zasięgnąć porady ekspertów.

Doświadczenie w branży

Mieszczanin od 1987 roku specjalizuje się w oprogramowaniu dla branży zarządzania nieruchomościami. Firma współpracuje z ponad 1100 klientami: zarządcami wspólnot, spółdzielniami, TBSami i SIMami, administratorami, informatykami i księgowymi.

Przy wyborze programu takie doświadczenie można rozpatrywać w kontekście znajomości specyfiki branży. Inaczej projektuje się system przeznaczony dla ogólnego biznesu, a inaczej rozwiązanie, które ma obsługiwać specyficzne potrzeby: rozliczenia lokali, fundusze remontowe, media, dokumentację techniczną czy komunikację z mieszkańcami.

Jak porównać system Mieszczanin z innymi rozwiązaniami?

Porównanie warto zacząć od własnych potrzeb. Zamiast sprawdzać wyłącznie, ile modułów ma dany program, dobrze wypisać procesy, które mają być obsługiwane na co dzień. Może to być księgowość, rozliczanie mediów, elektroniczny obieg dokumentów dokumentacja techniczna, komunikacja z mieszkańcami czy obsługa zgłoszeń. Następnie warto przemyśleć specyfikę swojej pracy: w jaki sposób realizuje się działania i jak program ma to wspierać.

Dopiero na tej podstawie można zestawić system Mieszczanin z innymi rozwiązaniami. Oprogramowanie innych marek może mieć podobnie nazwane funkcje, ale różnić się sposobem przepływu danych czy sposobem realizacji tego samego aspektu. Przykładowo, jeden system będzie zapewniać większą elastyczność i samodzielność użytkownika, umożliwiając mu swobodne dokonywanie określonych modyfikacji, a inny będzie każdorazowo wymagać kontaktu z supportem. Niektóre programy pozwalają zrealizować działania w tle, np. masową wysyłkę korespondencji w trakcie wykonywania innych czynności, a inne mogą realizować tylko jedno duże zadanie w danym momencie.

Warto też zwrócić uwagę na możliwość rozbudowy systemu, dostęp do danych i bezpieczeństwo ich przechowywania, sposób wdrożenia, wsparcie techniczne oraz możliwość korzystania z programu w chmurze lub stacjonarnie. Te elementy mają znaczenie szczególnie wtedy, gdy organizacja nie szuka narzędzia tylko na dziś, ale rozwiązania, które będzie mogło towarzyszyć jej wraz ze zmianą skali działalności.

Oprogramowanie Mieszczanin wygodnie łączy obsługę finansów, księgowości, dokumentów, nieruchomości, procesów technicznych i komunikacji z mieszkańcami w jednym środowisku. Dzięki temu porównując go z innymi programami, można ocenić nie tylko pojedyncze funkcje, ale cały sposób organizacji pracy.